As rotinas da área financeira de uma empresa podem ser otimizadas continuamente. Isso ocorre especialmente quando o negócio faz investimento em soluções de TI como o software de gestão de cobrança: elas automatizam processos, dão mais previsibilidade para a companhia e eliminam erros.

Quer saber mais sobre o tema? Então veja abaixo como o software de gestão de cobrança melhora a rotina da sua companhia!

O que é um software de gestão de cobranças?

O software de gestão de cobrança é um sistema voltado para a automatização desse processo de coleta e para a centralização das rotinas financeiras da companhia que passam pelos valores que o negócio deve receber de seus clientes. Os seus recursos permitem que os profissionais do setor acompanhem o estado da carteira de consumidores da companhia em um ambiente unificado e voltado para diversos processos, tais como:

  • recebimento de pagamentos com um gateway bem estruturado;

  • identificação de inadimplentes;

  • análise de crédito;

  • análise de carteira de clientes;

  • envio de e-mails com alertas para clientes e análise de seus resultados;

  • envio de SMS para clientes com dados de pagamento de contas ou alertas;

  • integração com outras soluções para coleta e análise de dados.

Em conjunto, essas funcionalidades tornam a gestão de todos os contratos e vendas da empresa muito mais simplificada. O negócio conseguirá evitar a inadimplência de seus principais clientes, avaliar o risco de suas operações, evitar fraudes e tornar as suas receitas mais previsíveis. Assim, as escolhas feitas ficam mais seguras e robustas.

Quais os impactos dessa ferramenta no meu negócio?

Uma boa solução de tecnologia sempre traz bons benefícios do negócio, e esse é o caso do software de gestão de cobrança. Confira como essa ferramenta influencia nos resultados da empresa logo abaixo.

Otimização de tempo

O software de gestão de cobrança é um mecanismo de otimização de tempo no ambiente corporativo. Com a automação das rotinas de emissão de boletos, ônus em cartões de crédito e emissão de notas fiscais, por exemplo, a companhia consegue reduzir o número de atividades manuais executadas pelos profissionais da área. Assim, o time financeiro pode focar em processos críticos e agregar valor aos serviços do setor.

Redução da inadimplência

A inadimplência surge por vários fatores, e um dos que mais contribuem para a sua ocorrência e manutenção é a presença de erros nos processos de arrecadação de compromissos do negócio. Porém, com um software de gestão de cobrança bem estruturado, a companhia terá mecanismos para acompanhar em tempo real os seus pagamentos e, assim, evitar que isso se torne um problema.

A emissão de boletos e notas fiscais, por exemplo, será automatizada. Já o acompanhamento dos atrasos ficará mais simples, garantindo que a companhia efetue negociações de dívidas com mais agilidade.

Redução de custos operacionais

Um dos pontos que a automação de rotinas proporcionada pelo software de gestão de cobrança afeta é o custo operacional. Uma vez que boa parte das atividades de cobrança ficarão automatizadas, a empresa direcionará menos recursos humanos para essa área. 

Consequentemente, o nível de produtividade será elevado, reduzindo o número de recursos necessários para manter a área funcional.

Diminuição de riscos

O software de gestão de cobrança também diminui os riscos financeiros que uma empresa está exposta. Como os pagamentos serão mais constantes, automatizados e previsíveis, o negócio poderá prever o seu fluxo de receitas com muito mais precisão.

Dessa forma, os orçamentos serão cumpridos com um maior nível de aderência. Além disso, projetos internos terão maior chance de sucesso, uma vez que as chances de verbas faltarem serão menores.

Melhoria no relacionamento com clientes

Se a empresa tem um sistema de gestão de cobranças mais bem estruturado, o relacionamento com clientes e parceiros comerciais se torna otimizado. O negócio evitará o atraso no envio de boletos e as etapas serão feitas sempre na data correta.

Além disso, durante a negociação de dívidas, a companhia terá mais mecanismos para avaliar o histórico do indivíduo e fazer uma boa proposta de pagamento.

O que considerar ao escolher um sistema para gerir as minhas cobranças?

O investimento em TI deve ser estruturado para garantir o máximo de retorno ao negócio. Fazendo uma boa análise de mercado, a companhia consegue evitar prejuízos e garantir que a sua escolha tenha um alto custo-benefício. Veja, logo abaixo, as medidas que podem ser adotadas nesse sentido.

Avalie a experiência da empresa na sua área

Muitos setores têm regras tributárias e regulações próprias. Portanto, é importante avaliar a experiência que o criador do software de gestão de cobrança escolhido tem na sua área de atuação. Dessa forma, será mais fácil garantir que todas as funcionalidades da aplicação estão alinhadas com as suas necessidades.

Verifique a política de segurança de dados

A política de privacidade de aplicações tem ganhado destaque nos últimos anos diante dos escândalos de vazamento de informações de terceiros. Portanto, sempre avalie o modo como o prestador de serviços esse tipo de dados: é importante que a política esteja alinhada às normas de governança e compliance internas, além de legislações locais e o perfil da empresa.

Consulte as soluções de suporte ao usuário

O suporte ao usuário auxilia o negócio a solucionar problemas com agilidade, evitar que falhas impactem profundamente nos resultados da empresa e a garantir que a integração da ferramenta ocorra no menor período possível.

Portanto, sempre verifique quais são as opções de suporte ao usuário que estão disponíveis, pois elas devem ser transparentes e objetivas, no caso de documentações. Já no caso dos times de suporte, é necessário que o desenvolvedor da aplicação tenha uma equipe com alto nível de disponibilidade e capacidade técnica.

Defina as necessidades da sua empresa

Esse é um dos pontos mais importantes. O gestor de TI deve ter uma noção sobre o que a área financeira precisa, os seus maiores gargalos e demandas. Dessa forma, a escolha por um software de gestão de cobrança será mais bem direcionada, uma vez que o setor de TI avaliará corretamente quais são as funcionalidades mais relevantes para os usuários.

O ambiente de negócios nunca esteve tão competitivo. Justamente por isso, é importante que empresas tenham mecanismos para agregar competitividade aos seus produtos e serviços. Isso passa tanto pela criação de estratégias mais alinhadas com o perfil do cliente como pela definição de rotinas internas mais eficazes.

No caso das rotinas administrativas, o software de gestão de cobrança tem um papel-chave para garantir a rentabilidade da empresa. Ele torna as etapas mais seguras e automatizadas, evitando erros e falhas que levam a prejuízos. Assim, o negócio consegue manter um fluxo de receitas mais previsível e transparente.

Se você quer saber mais sobre o papel que essa ferramenta pode ter no seu dia a dia, entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas.